Personalliggare

Vilka omfattas av lagen?
Vad gäller hotell- och restaurangbranschen ska, enligt lagen (2006:575) om särskild skattekontroll i vissa branscher, den som driver verksamhet inom restaurang föra anteckningar i en speciell personalliggare över vilka som arbetar i lokalen. Med restaurang avses även pizzabutik och annat liknande avhämtningsställe, gatukök, kafé, personalmatsal, catering och centralkök.

Undantag från att föra personalliggare
Om du driver enskild verksamhet, ett fåmansföretag eller ett handelsbolag och om endast du, din make eller dina barn som är under 16 år är verksamma behöver du inte föra någon personalliggare. Men om det finns någon annan verksam person så ska alla föras in i liggaren, alltså även du och din familj.

Om din verksamhet till exempel är ett hotell med matsal och matsalens omsättning är mindre än 25 procent av den totala omsättningen, behöver du inte föra någon liggare. Reglerna säger att om den huvudsakliga verksamheten är en annan än de som räknas upp ovan under rubriken "Vilka omfattas av lagen?", behöver du inte använda liggare. Med huvudsaklig menas 75 procent av verksamheten, vilket normalt är detsamma som 75 procent av omsättningen.

Fyll i personalliggaren
Som näringsidkare ska du löpande föra personalliggare varje arbetsdag. Du kan låta någon annan föra liggaren, men det är alltid du som har ansvaret för att det görs på rätt sätt. Liggaren ska innehålla uppgifter om ditt namn och personnummer eller organisationsnummer. För varje verksamhetsdag ska även antecknas namn och personnummer på personer som är "verksamma i näringsverksamheten" samt klockslag då arbetspassen börjar och slutar.

Det är inte bara avlönad personal som anses vara "verksam i näringsverksamheten" utan även oavlönade personer och inhyrd personal från bemanningsföretag ska skrivas in i liggaren. Exempel på oavlönad personal är praktikanter eller släktingar som hjälper till gratis.

Kom ihåg att uppgifterna ska antecknas i omedelbar anslutning till att arbetspasset påbörjas respektive avslutas!

Ska näringsidkarens arbetspass antecknas i personalliggaren?
Regeringsrätten har i en dom i november 2008 tagit ställning till frågan om skyldigheten att anteckna arbetspassen i personalliggaren även omfattar en enskild näringsidkare personligen. Regeringsrätten kom fram till att en enskild näringsidkare - d v s den som driver enskild firma - själv inte omfattas av denna anteckningsskyldighet. Detta innebär att den enskilda näringsidkarens egna arbetspass inte behöver antecknas i personalliggaren. Däremot ska själva personalliggaren fortfarande innehålla uppgifter om näringsidkarens namn, och om sådant nummer finns, personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer. 

Enligt uppgift från Skatteverkets rättsavdelning tolkar Skatteverket Regeringsrättens dom på så sätt att det ovanstående också gäller företagsledare i fåmanshandelsbolag eller fåmansföretag. Skatteverket anser alltså att vare sig en enskild näringsidkare personligen eller en företagsledare i ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag behöver anteckna sina egna arbetspass i personalliggaren. 

Med fåmansföretag avses aktiebolag och ekonomiska föreningar där
1. fyra eller färre delägare äger andelar som motsvarar mer än 50 procent av rösterna för samtliga andelar i företaget, eller
2. näringsverksamheten är uppdelad på verksamheter som är oberoende av varandra och där en fysisk person genom innehav av andelar, genom avtal eller på liknande sätt har den faktiska bestämmanderätten över en sådan verksamhet och självständigt kan förfoga över dess resultat.

Aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad eller en motsvarande marknad utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och privatbostadsföretag är inte fåmansföretag.

Med fåmanshandelsbolag avses handelsbolag där
1. fyra eller färre delägare genom innehav av andelar eller på liknande sätt har ett bestämmande inflytande, eller
2. näringsverksamheten är uppdelad på verksamheter som är oberoende av varandra och där en fysisk person genom innehav av andelar, genom avtal eller på liknande sätt har den faktiska bestämmanderätten över en sådan verksamhet.

Vid bedömningen av om ett företag är ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag enligt punkterna 1 ovan ska en person och hans närstående anses som en delägare.

Med delägare i fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag avses en fysisk person som, direkt eller indirekt, äger eller på liknande sätt innehar andelar i företaget.

Med företagsledare i ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag enligt punkterna 1 ovan avses den eller de fysiska personer som genom eget eller närståendes innehav av andelar och sin ställning i företaget har ett väsentligt inflytande i företaget. När det gäller företag som avses i punkterna 2 ovan anses som företagsledare den som har den faktiska bestämmanderätten över en viss verksamhet och självständigt kan förfoga över dess resultat.

Enligt uppgift från Skatteverket kommer också informationen på Skatteverkets hemsida angående detta att uppdateras inom kort.

De som fått betala kontrollavgift i strid med Regeringsrättens ovanstående avgörande har möjlighet att få dessa pengar tillbaka. Kontakta Skatteverket och gör t.ex. handläggaren i ditt ärende uppmärksam om saken.

Var gäller angående personalliggare vid tillfällig servering? 
Enligt 7 § lagen (2006:575) om särskild skattekontroll i vissa branscher ska personalliggaren finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen. Regeringsrätten har i en dom den 18 mars 2009 (mål nr 5798-08) bestämt att begreppet "verksamhetslokal" har en vid omfattning och avser utrymmen av olika slag som näringsidkaren på ett eller annat sätt disponerar för verksamheten, oavsett om näringsidkaren äger eller hyr utrymmena eller på annat sätt förfogar över dem. Bolaget i det aktuella målet, som i vanliga fall driver konditorirörelse, bedrev i maj 2007 en tillfällig servering under tre dagar i anslutning till en mässa. För serveringen förfogade bolaget över ett område på mässområdet där det fanns bord och stolar för kunderna. Bolaget disponerade två kylskåp, en bardisk och en värmeplatta för uppvärmning av mat som tillagats i den ordinarie verksamhetslokalen 1,5 km bort. Regeringsrätten ansåg att det område som bolaget disponerat för servering på mässområdet var att anse som en verksamhetslokal, och utrymmet hade huvudsakligen använts för serveringsrörelsen. Bolaget hade därför varit skyldigt att hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket vid serveringen på mässområdet. Det förhållande att bolaget hade en annan personalliggare tillgänglig i en annan av bolaget disponerad verksamhetslokal medförde ingen ändring i frågan. Skatteverket hade därför rätt att ta ut kontrollavgift av bolaget.

Kontrollbesök
Skatteverket får göra besök i verksamhetslokalen för att kontrollera att de som utför arbetsuppgifter där finns antecknade i personalliggaren. Skatteverket får vid ett sådant kontrollbesök begära att en person som utför arbetsuppgifter i verksamheten styrker sin identitet. Personalliggaren ska finnas tillgänglig vid besöken. Om du inte själv är där måste det finnas någon annan som ansvarar för att visa upp personalliggaren. Skatteverket får ta ut en kontrollavgift om personalliggaren inte förts på ett korrekt sätt.

Spara liggaren!
Personalliggaren ska sparas i upp till tre år.

Mer information finns på Skatteverkets hemsida; www.skatteverket.se.  

För mer information kontakta Anna Sandborgh.